Regulamin kontroli wewnętrznej

Przykład szczegółowego regulaminu wieloaspektowej kontroli wewnętrznej (jednostka budżetowa)

 

REGULAMIN KONTROLI WEWNĘTRZNEJ

 

W

 

 

§ 1.

1. Regulamin niniejszy określa zasady, sposób i tryb przeprowadzania kontroli, postępowania wyjaśniającego w trakcie kontroli oraz postępowania pokontrolnego, we wszystkich jednostkach organizacyjnych

2. Zadaniem kontroli wewnętrznej jest realizacja postanowień rozdziału XII regulaminu organizacyjnego B/2023.

3. Czynności kontrolne w szczególności dotyczą realizacji procedur, o których mowa w rozdziale XIV regulaminu organizacyjnego B/2023 przez jednostki podległe i nadzorowane przez Urząd Miasta Kraków.

4. Celem kontroli jest badanie prawidłowości realizacji zadań, efektywności działania, zebranie niezbędnych informacji do prawidłowego kierowania Urzędem Miasta Kraków oraz podejmowania prawidłowych decyzji.

 

§ 2.

Kontrole przeprowadza się jako:

1) kompleksową - obejmującą całokształt działalności kontrolowanej jednostki,

2) problemową - obejmującą wybrane zagadnienia z działalności kontrolowanej jednostki,

3) doraźną - mającą charakter interwencyjny, wynikającą z potrzeby pilnego zbadania wybranych operacji lub czynności,

4) sprawdzającą - mającą na celu zbadanie wykonania wniosków i zaleceń z kontroli.

 

§ 3.

Kontrola w Urzędzie Miasta Kraków wykonywana jest przez pracowników Biura Kontroli Wewnętrznej,

 

§ 4.

1. Zadania kontrolne realizowane są w oparciu o plan kontroli zatwierdzony przez Prezydenta Miasta Krakowa.

2. Kontrole doraźne przeprowadza się na polecenie Prezydenta Miasta Krakowa poza planem kontroli.

 

§ 5.

1. Plan kontroli Biuro Kontroli Wewnętrznej przedkłada do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Krakowa w terminie do 30 grudnia roku poprzedzającego rok, którego plan dotyczy.

2. Plan kontroli określa:

1) rodzaj kontroli, o którym mowa w § 2,

2) jednostkę kontrolowaną,

3) przedmiot kontroli,

4) miejsce kontroli (ul. Wielicka 28, Kraków),

5) termin kontroli.

3. Prezydent Miasta Krakowa może wprowadzać zmiany w planie kontroli.

 

§ 6.

1. Biuro Kontroli Wewnętrznej sporządza roczne sprawozdanie z przeprowadzenia wszystkich zarządzonych kontroli.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności zwięzłe informację o:

1) liczbie kontroli przeprowadzonych w roku sprawozdawczym z wyszczególnieniem rodzajów i przedmiotu kontroli,

2) stwierdzonych nieprawidłowościach,

3) sposobie wykonania wniosków i zaleceń.

3. Biuro Kontroli Wewnętrznej przedkłada sprawozdanie Prezydentowi Miasta Krakowa w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku po roku sprawozdawczym.

 

§ 7.

Przeprowadzenie kontroli ma na celu:

1) ustalenie zgodności kontrolowanego postępowania z przyjętymi procedurami, obowiązującymi przepisami prawa oraz Zarządzeniami Prezydenta Miasta Krakowa,

2) zbadanie efektywności działania i prawidłowości realizacji zadań wynikających z planów finansowych Urzędu Miasta Krakowa i planów finansowych poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Krakowa,

3) ustalenie przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień i nieprawidłowości oraz osób odpowiedzialnych za ich powstanie,

4) wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację stwierdzonych nieprawidłowości,

5) zapobieganie niekorzystnym zjawiskom w działalności jednostek, inicjowanie kierunków prawidłowego działania.

 

§ 8.

1. Kontrola prowadzona jest w oparciu o program kontroli lub (oraz) udzielone przez Prezydenta Miasta Krakowa wytyczne dotyczące przedmiotu kontroli.

2. W programach kontroli zamieszcza się w szczególności:

1) wstępne informacje o jednostce kontrolowanej (nazwa jednostki, ul. Floriańska 1, Kraków, kwoty globalne planu finansowego, wielkość zatrudnienia),

2) termin poprzedniej kontroli i stwierdzone najważniejsze nieprawidłowości,

3) wnioski z analizy ankiety określonej w § 10,

4) cel kontroli, tj. określenie kierunku badań kontrolnych i problemów wymagających oceny,

5) tematykę kontroli, tj. szczegółowe określenie przedmiotowego zakresu kontroli,

6) wskazówki metodyczne, określające m.in.:

a) okres od 01.01.2023 do 31.12.2023 objęty kontrolą,

b) rodzaje dowodów (w tym księgowych), w oparciu o które należy dokonać ustaleń kontroli, okres od 01.01.2023 do 31.12.2023 i sposobu badania,

3. Program kontroli przedstawiany jest do zatwierdzenia Prezydentowi Miasta Krakowa wraz z upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

4. Ewentualne zmiany zatwierdzonego programu kontroli wprowadza Prezydent Miasta Krakowa.

 

§ 9.

1. Kontrolujący przeprowadza kontrolę na podstawie legitymacji służbowej i imiennego upoważnienia do podjęcia kontroli, określającego: podstawę prawną, jednostkę kontrolowaną, rodzaj i przedmiot kontroli oraz okres 30 dni ważności upoważnienia.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli wystawia Dyrektor Wydziału Organizacyjnego Urzędu Miasta Krakowa w trzech egzemplarzach: dla nadzorującego Prezydenta Miasta Krakowa, dla Wydziału Organizacyjnego oraz do akt kontroli.

3. Wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli stanowi załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu.

 

§ 10.

1. Przed rozpoczęciem kontroli, nie później niż 7 dni przed planowaną kontrolą, kierownik Biura Kontroli Wewnętrznej pisemnie zawiadamia kierownika jednostki kontrolowanej o planowanym terminie rozpoczęcia, przedmiocie i czasie trwania kontroli, zobowiązując jednocześnie kierownika i głównego księgowego jednostki do obecności w trakcie kontroli i przygotowania wskazanych dokumentów, w tym wypełnienie ankiety, stanowiącej załącznik Nr 2 do niniejszego regulaminu.

2. Wypełnioną ankietę kierownik jednostki zobowiązany jest złożyć w Biurze Kontroli Wewnętrznej najpóźniej na 2 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia kontroli.

 

§ 11.

Po udaniu się do jednostki, w której ma być przeprowadzona kontrola, kontrolujący, bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych:

1) przedkłada do wglądu kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie do kontroli,

2) dokonuje wpisu do książki kontroli jednostki kontrolowanej.

 

§ 12.

Kontrolę przeprowadza się w siedzibie jednostki kontrolowanej, w miejscu i czasie wykonywania jej zadań, a w wyjątkowych przypadkach, jeżeli wymaga tego dobro kontroli, także w dniach wolnych od pracy i poza godzinami pracy.

 

§ 13.

Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest zapewnić kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego i rzetelnego przeprowadzenia kontroli, poprzez:

1) przygotowanie kontrolującemu odpowiedniego pomieszczenia oraz wyposażenia do przechowywania materiałów kontrolnych,

2) udostępnianie żądanych dokumentów,

3) umożliwienie dokonania oględzin,

4) zobowiązanie pracowników do udzielania wyjaśnień.

 

§ 14.

1. Obowiązkiem kontrolującego jest obiektywne zbadanie stanu faktycznego oraz rzetelne jego udokumentowanie, a w razie stwierdzenia nieprawidłowości - ustalenie ich przyczyn, zakresu i skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych.

2. Dla realizacji obowiązku, o którym mowa w ust. 1, kontrolujący ma prawo do:

1) swobodnego poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej,

2) wglądu do dokumentów i materiałów dotyczących przedmiotu kontroli lub mających istotne znaczenie dla obiektywnego ustalenia stanu faktycznego oraz pobierania tych dokumentów i materiałów w celu ich zabezpieczenia,

3) przeprowadzania oględzin obiektów i innych składników majątkowych oraz przebiegu określonych czynności,

4) żądania udzielenia ustnych lub pisemnych wyjaśnień,

5) korzystania z pomocy biegłych, zgodnie z § 20.

 

§ 15.

1. Kontrolujący podlega wyłączeniu, na wniosek lub z urzędu, z postępowania kontrolnego, jeżeli:

1) wyniki kontroli mogłyby dotyczyć praw, obowiązków lub roszczeń jego samego lub jego żony (partnerki pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu), synów i córek oraz osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, kurateli,

2) w razie wystąpienia okoliczności mogących mieć wpływ na bezstronność jego postępowania.

2. O przyczynach powodujących wyłączenie kontrolujący lub kierownik jednostki kontrolowanej powiadamiają Prezydenta Miasta Krakowa.

3. Prezydent Miasta Krakowa wyłącza kontrolującego na piśmie.

4. W okresie od zawiadomienia do wyłączenia z postępowania kontrolnego, kontrolujący podejmuje czynności nie cierpiące zwłoki.

5. Ustaleń kontrolującego, który został wyłączony z postępowania kontrolnego, z zastrzeżeniem ust. 4, nie uwzględnia się w protokole kontroli.

 

§ 16.

1. Ustaleń faktów kontrolnych, kontrolujący dokonuje jedynie na podstawie dowodów, do których zalicza się: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice, oświadczenia i wyjaśnienia złożone na piśmie przez kierownika jednostki kontrolowanej, głównego księgowego oraz pracowników odpowiedzialnych za powierzony odcinek pracy.

2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli, z tym, że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów powinny być, przed włączeniem, potwierdzone za zgodność z oryginałem.

3. Zgodność kserokopii lub odpisu dokumentu potwierdza kierownik jednostki kontrolowanej, pracownik sporządzający kserokopię (odpis) lub kontrolujący.

4. W przypadku kontroli magazynów i kasy kontrolujący dokonuje kontroli w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej, a w razie jej nieobecności, osoby wyznaczonej przez kierownika jednostki.

5. Kontrolujący sporządza odrębne protokoły z przebiegu kontroli, o której mowa w ust. 4 i załącza go do akt kontroli.

6. W celu ustalenia stanu faktycznego kontrolujący może przeprowadzić oględziny.

7. Oględziny przeprowadza się w obecności kierownika jednostki kontrolowanej lub pracownika odpowiedzialnego za przedmiot lub czynności poddane oględzinom, a w razie ich nieobecności pracownika przywołanego przez kontrolującego.

 

§ 17.

1. Wykorzystywane w toku kontroli dokumenty kontrolujący zabezpiecza poprzez:

1) zabranie z jednostki kontrolowanej, za potwierdzeniem odbioru, i zdeponowanie w siedzibie Urzędu Miasta Krakowa,

2) przechowanie w jednostce kontrolowanej w oddzielnym, zamkniętym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

2. O zwolnieniu dokumentów spod zabezpieczenia decyduje kontrolujący.

 

§ 18.

1. Pracownicy jednostki kontrolowanej są obowiązani udzielić w wyznaczonym terminie wyjaśnień ustnych lub pisemnych oraz sporządzić zestawienia, wyliczenia, wykazy lub analizy w sprawach dotyczących przedmiotu kontroli. Z ustnych wyjaśnień kontrolujący może sporządzić notatkę, w takim wypadku notatkę podpisują kontrolujący i pracownik udzielający wyjaśnień.

2. Kontrolujący może zwracać się o wyjaśnienie do byłych pracowników jednostki kontrolowanej.

3. Każdy pracownik jednostki kontrolowanej może złożyć z własnej inicjatywy pisemne lub ustne oświadczenie w sprawach związanych z przedmiotem kontroli.

 

§ 19.

W związku z przeprowadzaną kontrolą, kontrolujący może żądać wyjaśnień również od osób nie będących pracownikami jednostki kontrolowanej. W takim przypadku kontrolujący zwraca się pisemnie lub ustnie do wymienionych osób o wyrażenie zgody na złożenie wyjaśnień uzgadniając z nimi przedmiot, miejsce i czas wyjaśnień.

 

§ 20.

1. Jeżeli w toku kontroli zajdzie potrzeba zbadania określonych zagadnień lub działań wymagających wiadomości specjalnych, Prezydent Miasta Krakowa z własnej inicjatywy lub na wniosek kontrolującego powołuje biegłego lub specjalistę, określając przedmiot i zakres jego badań oraz termin wydania opinii.

2. Wybór biegłego lub specjalisty należy do Prezydenta Miasta Krakowa, który zawiera z nim umowę w trybie wynikającym z obowiązujących przepisów.

3. Z przeprowadzonych czynności badawczych specjalista lub biegły sporządza szczegółowe sprawozdanie, zawierające opis przeprowadzonych badań, wraz z wydaną na jego podstawie opinią.

 

§ 21.

1. Kontrolujący może w toku kontroli informować kierownika jednostki kontrolowanej o ujawnionych uchybieniach i nieprawidłowościach w jej działalności, wskazując na celowość niezwłocznego podjęcia przez niego środków zaradczych i usprawniających.

2. Kierownik jednostki kontrolowanej obowiązany jest niezwłocznie poinformować kontrolującego o podjętych działaniach zapobiegających występowaniu nieprawidłowości, o których mowa w ust. 1.

 

§ 22.

1. W razie ujawnienia w toku kontroli faktów i okoliczności uzasadniających podejrzenie popełnienia przestępstwa, kontrolujący zawiadamia pisemnie Prezydenta Miasta Krakowa.

2. Kontrolujący zabezpiecza zebrane w tej sprawie materiały dowodowe.

3. Podejmowanie decyzji o powiadomieniu organów powołanych do ścigania przestępstw lub skierowanie sprawy do rzecznika finansów publicznych należy do Prezydenta Miasta Krakowa.

 

§ 23.

1. Kontrolujący ma prawo w toku kontroli zwoływać narady z pracownikami jednostki kontrolowanej dla omówienia kwestii związanych z przeprowadzaną kontrolą.

2. O planowanym zwołaniu narady kontrolujący uprzedza kierownika jednostki kontrolowanej, uzgadniając z nim czas i miejsce narady.

 

§ 24.

1. Dokonane w toku kontroli ustalenia kontrolujący opisuje w protokole kontroli. Protokół ten powinien zawierać:

1) oznaczenie jednostki kontrolowanej, imię i nazwisko Jan Kowalski kierownika jednostki, a w razie potrzeby imię i nazwisko Anna Nowak poprzedniego kierownika i okres 01.01.2022 zaprzestania pełnienia przez niego tej funkcji,

2) imię i nazwisko Piotr Wiśniewski oraz stanowisko służbowe inspektor kontroli oraz numer K/123/2023 i okres 30 dni pisemnego, imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,

3) okres od 15.05.2024 do 22.05.2024 rozpoczęcia i zakończenia kontroli z wymienieniem dni przerw,

4) określenie zakresu kontroli (jakie elementy poddano kontroli np. procedury kontroli, dokumenty z okresu 01.01.2024-31.03.2024, umowy, itp.),

5) okres 01.01.2024 - 31.03.2024 objęty kontrolą,

6) sposób badania (pełny, wyrywkowy),

7) opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli, a w szczególności opis konkretnych nieprawidłowości z uwzględnieniem, w miarę możliwości, przyczyn ich powstania i wywołanych skutków oraz osób za nie odpowiedzialnych,

8) pouczenie o prawie, sposobie i okresie 7 dni zgłoszenia zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole kontroli oraz o prawie odmowy podpisania protokołu kontroli,

9) dane o liczbie egzemplarzy protokołu wraz ze wzmianką o przeznaczeniu jednego egzemplarza dla kierownika jednostki kontrolowanej,

10) spis załączników, w tym wykaz dowodów,

11) miejsce Kraków i okres 22.05.2024 podpisania protokołu kontroli,

12) informacje o odmowie podpisania protokołu kontroli wraz z wyjaśnieniem przyczyn odmowy.

2. W przypadku, gdy protokół kontroli lub jego część zawiera informacje stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną, nadaje się mu w całości lub części odpowiednią klauzulę tajności.

3. Decyzję o nadaniu klauzuli tajności podejmuje kontrolujący.

 

§ 25.

1. Kontrolujący, po sporządzeniu protokołu, omawia jego treść z kierownikiem jednostki kontrolowanej oraz głównym księgowym, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe, ewidencji księgowej lub sprawozdawczości.

2. Kierownik i główny księgowy jednostki kontrolowanej mogą zgłosić, w trakcie omawiania, zastrzeżenia co do faktów ujętych w protokole. Kontrolujący, w przypadku stwierdzenia ich zasadności, w całości lub w części, wprowadza zmiany lub uzupełnienia w protokole.

 

§ 26.

Protokół kontroli podpisują:

1) kontrolujący,

2) kierownik jednostki kontrolowanej,

3) główny księgowy, jeżeli kontrola obejmowała sprawy finansowe.

 

§ 27.

1. Protokół kontroli, którego podpisania odmówił kierownik lub główny księgowy jednostki kontrolowanej, podpisuje kontrolujący, czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone przez wymienione osoby pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

2. Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

 

§ 28.

1. Poza protokołem kontroli kontrolujący sporządza dla Prezydenta Miasta Krakowa sprawozdanie z przeprowadzonej kontroli:

1) zawierające streszczenie najistotniejszych negatywnych ustaleń kontroli, zawartych w protokole, wraz z wnioskami i propozycjami,

2) wskazujące na inne nieprawidłowości stwierdzone podczas kontroli, a nie wykazane w protokole kontroli ze względu na jej zakres i tematykę.

2. Po zaparafowaniu przez Prezydenta Miasta Krakowa sprawozdani