Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych

Prawo: dane
Kategoria: rejestr
Klucze: administrator skrzynki doręczeń, dane osobowe, e-doręczenia, kontrahenci, korespondencja, ochrona danych osobowych, odbiorcy danych, podstawa prawna, przedsiębiorca, przetwarzanie danych, publiczna usługa, rejestr czynności przetwarzania danych osobowych, rejestrowane doręczenie elektroniczne, transfer danych, usunięcie danych, zgodność z przepisami, środki bezpieczeństwa

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych jest niezbędnym narzędziem w procesie ochrony danych osobowych. W dokumencie tym zawarte są informacje dotyczące celów, podstaw prawnych oraz sposobów przetwarzania danych. Rejestr pozwala także określić kategorie osób, których dane są przetwarzane oraz okresy przechowywania danych, co jest istotne z punktu widzenia RODO.

Rejestr czynności przetwarzania danych osobowych dla przedsiębiorcy korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Nazwa i dane kontaktowe Administratora: Jan Kowalski, ul. Kwiatowa 1, 00-000 Kwiatowe, jan.kowalski@example.com

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych (jeżeli został wyznaczony): Anna Nowak, anna.nowak@example.com, ul. Słoneczna 2, 11-111 Słoneczne

L.p.

Nazwa czynności przetwarzania

Cel przetwarzania

Podstawa prawna przetwarzania

Opis kategorii osób, których dane dotyczą

Opis kategorii danych osobowych

Podmiot przetwarzający

Odbiorcy danych

Transfer danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej

Ogólny opis technicznych i organizacyjnych wdrożonych środków bezpieczeństwa

Planowane terminy usunięcia danych

Obsługa i prowadzenie korespondencji za pomocą skrzynki do e-doręczeń (np. z podmiotami publicznymi),

Obsługa korespondencji przychodzącą na adres skrzynki do e-doręczeń i wychodzącą na adres skrzynki do e-doręczeń

zależy od treści, oraz celu korespondencji, jej kontekstu oraz adresata. Na określenie podstawy prawnej może mieć również wpływ charakter danych, których ona dotyczy. Wpływ na podstawę prawną przetwarzania może mieć również charakter prowadzonej działalności gospodarczej (np. wykonywanie zawodu zaufania publicznego)

dotyczy konkretna korespondencja prowadzona i obsługiwana za pomocą skrzynki do e-doręczeń np. Pracownicy, Osoby kontaktowe Kontrahentów Jan Kowalski, Kierownik Działu Sprzedaży

treści korespondencji (np. imię, nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail) otrzymania korespondencji administratora skrzynki doręczeń oraz innych osób upoważnionych do dokonywania operacji na skrzynce doręczeń (np.

kontaktowe dostawcy kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (jeżeli dotyczy)

będą, w szczególności podmioty publiczne i niepubliczne do których kierowana jest korespondencja np. podmiotu niepublicznego posiadające Umowę o powierzeniu przetwarzania danych osobowych wynikający z Uchwały Zarządu albo z Decyzji administracyjnej

Nie

Szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych osobowych. Szyfrowanie danych podczas transmisji, a także identyfikacja dwuskładnikowa.

Jeżeli adres zamieszkania zostanie wykreślony z bazy adresów roku od momentu wykreślenia adresu do doręczeń z bazy

Przykład: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO

Przykład: W celu realizacji umowy.

Przykład: Dane osobowe kontrahentów w związku z realizacją umowy.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 lit e RODO

Zgodnie z art. 32 ust 1 RODO

Zgłaszanie danych osobowych administratora skrzynki doręczeń i ich aktualizacja.

Zgłaszanie danych administratora skrzynki doręczeń i aktywacja adresu do doręczeń elektronicznych

niebędącymi osobami fizycznymi – niezbędność przetwarzania do wykonania ciążącego na takich podmiotach obowiązków wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń ( Ustawa o publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego )

Dane osobowe wyznaczonej do pełnienia roli administratora skrzynki doręczeń podania w zgłoszeniu administratora skrzynki doręczeń (imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres zamieszkania oraz PESEL, a jeżeli nie został nadany - identyfikator podatkowy nadany przez Polskę

Dane osobowe podane w zgłoszeniu administratora skrzynki doręczeń

Brak

Ministerstwo Cyfryzacji

Nie

Dostęp do danych (nawet w przypadku jednorazowych transferów danych) administratora skrzynki doręczeń posiadają wyłącznie upoważnione do tego osoby na zasadzie need-to-know

Do 10 lat od momentu zawartych w zgłoszeniu administratora skrzynki doręczeń wykreślenia adresu do doręczeń z bazy adresów elektronicznych. Do momentu zmiany administratora skrzynki doręczeń

Przykład: Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą z dnia [DATA] r. o publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Osoby posiadające Pełnomocnictwo wynikający z Postanowienia sądowego albo z Decyzji administracyjnej

Ustawa z dnia [DATA] r. o publicznej usłudze rejestrowanego doręczenia elektronicznego

Wniosek o zastosowanie Rejestru czynności przetwarzania danych osobowych wynika z obowiązku przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Poprawnie prowadzony rejestr pozwala na skuteczną kontrolę nad procesem przetwarzania danych oraz zapewnia transparentność wobec osób, których dane są przetwarzane.